皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

従来、名古屋市との契約書の取り交わしは市役所への来庁や郵送というアナログなものですが、現在、それを『電子契約』とする検討が進められているようです。

行政でも電子契約でペーパレス化

先月末に投稿した『ビジネスで根強く残るFAX文化』や今月初めに投稿した『コスト削減で変化するFAX利用』という記事でも『日本の慣例』的なことに少し触れましたが、それを少し払拭してくれる前向きな話題を目にしました。

名古屋市が『電子契約』の導入の検討を進めているという話題です。

これが実現すれば、国が進めている『働き方改革』の実現にも期待ができそうです。

効果的には、

・紙の契約書に発注者と受注者の双方の記名、押印の必要がなくなる

・契約書が電子ファイル保管となるため書類の保管場所がいらなくなる

・契約書の取り交わしに来庁したり郵送が必要なくなる

・電子文書になるため契約書に収入印紙が不要になる

・インターネット上で契約書の検索や閲覧が可能になる

といったことが期待でき、事務作業の効率化、生産性向上につながりそうです。

実現はまだ先になりそうではありますが、早い段階での実現を期待したいところです。

このように、行政が率先して『捺印文化』から脱却してくれれば民間企業での『固定概念』の払拭にもつながるのではないでしょうか。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

マイナンバーカードの登場により住基カード（住民基本台帳カード）の交付は平成27年12月で終了しているわけですが、有効期限が切れていない住基カードを所持している場合は継続して住基カードを使われている方も多いことでしょう。

しかし、日頃から電子申告などにて『電子証明書』を使われている方は注意が必要です。

住基カードの有効期限と電子証明書の有効期限は異なりますので、電子証明書の有効期限を忘れてしまっていると、いざという時に使用できないということになります。

住基カードからマイナンバーカードへの切替

電子証明書の有効期限が切れてしまった場合、住基カードの有効期限が切れていなくてもマイナンバーカードへの切替が必要になってきます。

また、マイナンバーカードは申請を行ってから交付までに約1ヶ月程度の時間を要します。

従って、住基カードの電子証明書の有効期限が切れる1ヶ月前にマイナンバーカードの申請をしていては間に合わない可能性が十分考えられますので、早めにマイナンバーカードの申請をしておく必要があります。

（ブランクができても、その間使用しないのであれば問題はありません。）

マイナンバーカードの交付申請から受け取りまで

１．マイナンバーカードの交付申請は、郵送による申請、パソコンによる申請、スマートフォンによる申請、対応しているまちなかの証明用写真機からの申請などがありますが、まずはいずれかの方法にて交付申請を行います。

２．1ヶ月ほどすると、市区町村からマイナンバーカードの交付準備ができた旨を知らせる通知書が届きます。

３．市区町村に出向き、マイナンバーカードにパスワードなどの設定を行い、それを受け取ります。

このような流れになるわけですが、住基カードからマイナンバーカードへの切り替わりは３の時点で切り替わることになり、それをもって住基カードは失効ということになります。

以上のようにはなりますが、早めに切替を行われることをお勧めします。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行う業務コンサルタント、高橋です。

皆さんも業務上よく目にすることのある印紙は、あらゆるケースで貼付され、業務内容などによってはそれが相当な数に上り、印紙税に対する負担が多い事業者もおられることでしょう。

では、それらを削減する方法はないものでしょうか？

電子契約による印紙税の削減

印紙税は、紙媒体における契約文書に関しては課税文書になりますので印紙を貼付しなければいけませんが、これが電子文書である場合においては課税対象にはなりません。

従って、電子文書によって契約を取り交わすことによって印紙税を削減することが可能になります。

また、紙媒体における契約書の場合、作成された契約書を郵送したりする場合など、他の経費もかかってきますが、インターネットを介して行われる電子契約ではそういったことも発生しません。

さらに紙の保管スペースを気にすることもなく、電子ファイルの保存先のセキュリティが守られていれば紙媒体よりもセキュリティ性を高めることも可能と言えます。

電子証明書とタイムスタンプの必要性

紙媒体における契約書の場合、契約者の署名・押印によって法的効力を持つことになりますが、電子契約においてはそれに代わるものである電子署名とタイムスタンプを付与することによって法的効力を持たせることになります。

従って、認証局により発行された証明書を用いて身分を証明する必要があり、かつ、日時が改ざんされていないことを証明するために第三者機関による日時情報の付与も必要になります。

これらを総合的に考えると、開発業者、不動産業、建設工事業など、契約書を取り交わすことの多い業種に対してお勧めできるものであると言えます。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行う業務コンサルタント、高橋です。

平成29年2月16日（木）から平成29年3月15日（水）まで、確定申告期間となるわけですが、その際におけるマイナンバーの取り扱いはどのようになるのでしょうか？

マイナンバーカードを所持している場合

確定申告の提出方法として、持参する、郵送する、e-Taxにて電子申告するがありますが、マイナンバーカードを所持している場合においてはいずれもマイナンバーカードだけでOKです。

持参、もしくは郵送の場合、添付書類台紙にマイナンバーカードの両面の写しを添付すればOK（持参の場合は提示でもOK）です。

また、e-Taxにおいては電子上でマイナンバーカード内に保持された情報が送信されますので、それにて認証をすればOKです。

マイナンバーカードを所持していない場合

逆に、マイナンバーカードを所持していない場合においては、持参、もしくは郵送の場合において以下のものが必要になります。

１．番号確認書類：マイナンバー通知カード、もしくはマイナンバーの記載された住民票の写し又はマイナンバーの記載された住民票記載事項証明書の写しなどのいずれか1つ

２．身元確認書類：運転免許証、公的医療保険の被保険者証、パスポート、身体障害者手帳、在留カードなどのうちいずれか1つ

１と２の書類がいずれも必要で、提示をするか写しを添付書類台紙に添付するかが必要になります。

また、マイナンバーカードを所持していない場合でe-Taxにて電子申告する場合、従来の住民基本台帳カードなどを使って電子認証することになりますが、その場合においては申告書に記載されたマイナンバーを住民基本台帳カードなどにおいて本人であることが証明されますので、いずれの書類も不要です。

配偶者と扶養親族のマイナンバー

最後に配偶者や扶養親族などのマイナンバーですが、これは申告書内に記載するのみで、持参、写しの添付などは必要ありません。

申告書を提出する本人のマイナンバーの提示、もしくは写しの添付だけになります。

果たしてこれは問題がないのでしょうか？

皆さん、こんにちは。

業務コンサルタントの高橋です。

たまに、請求書はメールだと問題があると思っている方がおられますが、その認識は違っています。

記載事項を満たしていれば何ら問題がないのです。

請求書に関する要件

まず、請求書の記載事項には下記の事項が必要です。

１．書類作成者の氏名又は名称

２．取引年月日

３．取引内容

４．取引金額（税込）※1

５．書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称

※1：本体価格と消費税を別々に記載してはいけないということではありません。

この記載事項が満たされていれば、相手に渡す方法が何であるかの規定はないのです。

メールで送る企業が増えている

昨今、請求書をメールに添付して送りことをOKとする企業は増えています。

前述した通り、メールに添付された請求書は税務調査上においても何も問題はありません。

紙の請求書にこだわりのある方も多いようですが、それはメールで送られた請求書を印刷すればいいだけの話しです。

また、ある意味では郵送の場合、請求書の紛失リスクなどがありますが、メールにおいてはそのリスクを軽減できるとも言えます。

手間と経費の削減

請求書をメールで送るようにすることで、自社における事務的な作業の削減、切手や封筒などの経費削減にも役立ちます。

毎月多くの請求書を発行・発送している事業者にとって、これは非常に大きなことです。

まだまだこれらに理解を示さない事業者もおられるかとは思いますが、皆が積極的にツールの有効活用をすることで業務の効率化やコスト削減が実現します。

少しずつでもこのような方向性が定着するよう、皆さんも心がけてみてください。