皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

1人で起業したり、従業員を含めても片手以内の零細企業・小規模事業者であればコストを掛けずに使用できる業務系システムがあります。

今日はそれをご紹介します。

無料のクラウド型業務システムとは

コストを掛けずに使用できる業務系システムがありますと申し上げたのは、フリーウェイジャパンという東京の会社がサービスを行っている『フリーウェイシリーズ』というもののことで、販売管理、経理、給与計算、税務など、すべて一定の条件下においては無料で使用できます。

ただし、操作サポートなどがないため、サポートが必要な方にとっては少々厳しい可能性もあります。

では、これらのシステムはどの程度無料で使用できるのでしょうか？

無料で使用できる範囲

無料で使用できる範囲としては以下のような感じになります。

＜フリーウェイ販売管理＞

機能的には売上、請求、入金のシンプルなもので、年間の伝票数が1,000までであれば無料で使用できます。

また、次に紹介する無料の会計システムとの連動も可能です。

＜フリーウェイ経理Lite＞

出納長と仕訳形式でのデータ入力ができ、合計残高試算表、仕訳日記帳、総勘定元帳などから決算書（勘定式のみ）まで、一通りの経理業務が無料で使用できます。

また、前述の販売管理システム、次に紹介する給与計算システムと連動が可能です。

＜フリーウェイ給与計算＞

従業員数5人までであれば無料で使用できます。

機能的には一般的な給与計算ソフトの機能と同じような機能があり、賞与計算、所得税改正や社会保険改定、年末調整まで行え、有料の『フリーウェイマイナンバー』と連動させれば、マイナンバー対応帳票への個人番号などの印字も可能になります。

※　フリーウェイマイナンバーは、管理するマイナンバー数10個ごとで月額800円掛かります。

また、前述の会計システムとの連動も可能です。

＜フリーウェイ税務＞

これは少々難しいかもしれませんが、法人税の申告書作成が無料で行えるものです。

法人税、復興特別法人税、地方税、勘定科目内訳明細書、事業概況説明書、消費税など、別表は限られたものではありますが、必要最低限のものであれば無料で作成可能です。

ただし、電子申告のみの対応ですので、印刷しての申告書対応はしていません。

＜その他＞

その他、『フリーウェイタイムレコーダー』、『フリーウェイ顧客管理』が一定の条件下で無料で使用できます。

※　フリーウェイタイムレコーダーは、別途ICカードリーダー代などが掛かります。

永久に無料の業務システムで良いとは思いませんが、創業1年目・2年目あたりはこういったもので様子見してみるのも良いでしょう。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

先日、ある士業の先生からクライアント様のご相談を受けたのですが、それは、IT導入補助金を使って、あるCADソフトの導入をしたいというものでした。

しかし、IT導入支援事業者が登録しているITツールはある条件を満たしていないと採択されません。

果たしてそのCADソフトはITツールとしての条件を満たしているのでしょうか？

IT導入補助金におけるITツールの条件

IT導入支援事業者が提供するパッケージ製品などがITツールとして採択され、その採択されたITツールを導入することでIT導入補助金採択の可否が行われます。

そして、このITツールに採択されるには、一定の条件を満たしていないといけません。

ITツール（ソフトウェア、サービス等）は、フロント業務、ミドル業務、バックオフィス業務を広くサポートし、面的な効率化や事業拡大を支えることを目的として、フロント業務、ミドル業務およびパックオフィス業務のうちから、コア機能を2つ以上含むITツール（ソフトウェア、サービス等）を登録の必要条件とする。

このようになっています。

では、フロント業務、ミドル業務、バックオフィス業務とはどのようなものを指すのでしょうか？

それは以下のようになります。

・フロント業務：予約、コミュニケーション、販売・店頭、決済

・ミドル業務：顧客管理、人事シフト、受発注、原価管理・業務管理

・バックオフィス業務：財務・会計管理、給与

上記がコア機能の区分けになっており、それを2つ以上含むものしかITツールとして採択されません。

例えば、ミドル業務とバックオフィス業務、それぞれ1つずつのコア機能がそのソフトウェアの機能として搭載されているものであればITツールとして採択されます。

また、ミドル業務とミドル業務、同じ業務における構成でも可能ではありますが、生産性向上指数において該当の業務区分の作業比率の合計が50%を超える組み合わせとすること、という条件が付くことになります。

CADソフト採択の顛末

あるCADソフトは、人事シフト及び原価管理・業務管理、つまり、ミドル業務とミドル業務の組み合わせにてコア機能が2つ搭載されていることでITツールとして採択されました。

もちろん、同じミドル業務でのケースになりますので、前述の作業比率の合計が50%を超える組み合わせである条件を満たしたのでしょう。

このように、一見不可能のように思えるソフトウェアなどにおいてもITツールとして採択される可能性があります。

注：すべてのCADソフトがITツールとして採択されるわけではありません。

そして平成29年5月30日より、改正個人情報保護法が全面施行されます。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

まもなく改正個人情報保護法が施行されるわけですが、それに際して個人情報取扱事業者の定義が変わります。

個人情報取扱事業者は大半の事業者に該当

まず、個人情報保護法上の義務を負う個人情報取扱事業者とは、個人情報データベース等をその事業活動に利用している者のことですが、実際のところほとんどの事業者はこの定義に当てはまります。

例えば、顧客管理情報として会社名、住所、電話番号、担当者名が管理されていたとすると、この担当者名が個人名であることから個人情報を取り扱っていることになるわけです。

そして、今回の改正において『個人情報取扱事業者への対応（5,000件要件の撤廃）』があり、5,000件以下の個人情報を取り扱う事業者であっても『個人情報取扱事業者』となります。

個人情報保護法ガイドライン

個人情報保護法上のガイドラインに関して、中小規模事業者の場合においては『安全管理措置』が少々緩和された内容になっています。

例えば、外部からの不正アクセス等の防止における手法の例示としては以下のような違いがあります。

＜通常の手法の例示＞

・情報システムと外部ネットワークとの接続箇所にファイアウォール等を設置し、不正アクセスを遮断する。
・情報システム及び機器にセキュリティ対策ソフトウェア等（ウイルス対策ソフトウェア等）を導入する。
・機器やソフトウェア等に標準装備されている自動更新機能等の活用により、ソフトウェア等を最新状態とする。
・ログ等の定期的な分析により、不正アクセス等を検知する。

＜中小規模事業者における手法の例示＞

・個人データを取り扱う機器等のオペレーティングシステムを最新の状態に保持する。
・個人データを取り扱う機器等にセキュリティ対策ソフトウェア等を導入し、自動更新機能等の活用により、これを最新状態とする。

ごく一部ですが、このような違いがあります。

『中小規模事業者』とは、従業員（※）の数が 100 人以下の個人情報取扱事業者をいう。ただし、次に掲げる者を除く。
・その事業の用に供する個人情報データベース等を構成する個人情報によって識別される特定の個人の数の合計が過去 6 月以内のいずれかの日において5,000を超える者
・委託を受けて個人データを取り扱う者

（※）中小企業基本法（昭和 38 年法律第 154 号）における従業員をいい、労働基準法（昭和 22 年法律第 49 号）第 20 条の適用を受ける労働者に相当する者をいう。ただし、同法第 21 条の規定により同法第 20 条の適用が除外されている者は除く。

これらを踏まえ、中小・零細企業、小規模事業者であっても個人情報保護に関する見直しをする必要があります。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行う業務コンサルタント、高橋です。

現在、販売・購買・在庫管理システムや顧客管理システム、会計システムや給与システムなどの業務系システムは当り前のように使われています。

しかし、未だ多くに見られるのはそれが単体のものとして使われていることです。

アナログな状態で継続されているよりは良いですが、これらをもっと有効活用したいと思ったことはありませんか？

情報資産の有効活用

例えば、簡単なところで言えば、給与システムで計算された結果を会計システムへ連携してあげることで会計システム側では給与仕訳を起こさなくて良くなることは以前にもご紹介したと思います。

これと同じで、販売管理システムで使われている得意先や売上データなどの情報を、顧客管理システムに繋げてあげることでそれらは有効活用することができますし、作業の重複も避けられますのでその分二度手間がなくなり効率も良くなります。

このように、導入しているシステムを単体で終わらせず、有効活用してあげることによって業務の効率化や生産性向上にもつながります。

（前述のことが1つのシステム内にて完結してしまうものもあります。）

ITツールで人手不足を解消する

現在、人手不足で悩んでおられる事業者の方もおられるかと思いますが、これらのITツールはそういった悩みの解決策にもなり得ます。

本来2人必要であったものが1人で行えるようになったりすることで、不足している人員を補充しなくてもよくなるということです。

いかがでしょうか？

自社で活用しているシステムがどのようになっているか？

早速、見直しをしてみてください。

今なら『IT導入補助金』が使える可能性がありますので、これを機に検討してみるのも1つです。

内容がお知りになりたい方は下記からどうぞ。

⇒『IT導入補助金の公募がスタート』