皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

さて、『Windows 8』から搭載され、『Windows 10』でも引き継がれた『ライブタイル』がなくなるかもしれません。

Windows10のライブタイルは廃止かも

公開された『Windows 10』のプレビュー版によると、スタートメニューに存在していた『ライブタイル』がなくなっており、『Windows 10』、『iOS』、『Android』において統一されたデザインへの方向転換がうかがえます。

ただし、Microsoft（マイクロソフト）のWindows Insiderチームからは『ライブタイルの廃止を意味しているわけではない』というコメントがあるようで、『ライブタイル』をユーザー側でオン・オフできるような設定が用意されるものと思われます。

『ライブタイル』を非表示にした場合、そこにはMicrosoftの『Word』や『Excel』といったアプリケーションのアイコンが目立つように表示され、よりMicrosoft色が強いものに見えるかもしれません。

しかし、デザインはある一定期間を経過すると多かれ少なかれ変化を見せようとします。

業務担当者からすると変化してほしくないところではありますが、提供する側からすると、常に洗練された飽きられないものを提供するという意識の方が強いようです。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

さて、今日は先日の記事『勤怠のExcel集計はナンセンス』の続き的なことをお伝えします。

勤怠管理はPC版（パッケージ版）かクラウド版かの選択

勤怠管理の導入に『PC版（パッケージ版）』を選択するか『クラウド版』を選択するかについては前提条件次第ではないでしょうか。

例えば、先日の記事でもご紹介した『従業員30人程度』の中小企業で、タイムレコーダーは1つで済み、特にサーバーを設置するような規模ではない場合などは『PC版（パッケージ版）』で良いのではないでしょうか。

よく『PC版（パッケージ版）』の方が初期費用が掛かるということを言われたりもしますが、上記の例であれば初期費用はそれほど掛かりません。

パソコンに勤怠データがリンクしているタイプのタイムレコーダー、勤怠管理を行うパソコン（スタンドアロン）、勤怠管理ソフト（タイムレコーダーに付属のものもあります）があればOKですし、勤怠管理ソフトそのものはそれほど難しいものではありませんので付属のマニュアルを見ながらでも出来てしまうレベルです。

つまり、自社内で完結してしまえるのであれば『出張サポート費用』も掛からないということになります。

（そのような場合でも電話での問い合わせなどは可能な場合が多いです。）

上記はあくまでも一つの例ではありますが、これをあえて『クラウド版』で試算した場合には約1万円/月程度の費用が継続的に掛かっていくことになりますので、2年目あたりからは『PC版（パッケージ版）』よりもコストが掛かっていく可能性が高いケースとも言えます。

つまり、このケースの場合はコスト的には不向きです。

昨今、さまざまなシステムが『クラウド版』にて提供されてはいますが、ケースによっては従来通りの『PC版（パッケージ版）』を選択する方が良い場合も大いにあります。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

冒頭に書いた状態の中小企業は私が知っている企業にも存在します。

しかし、これはどこから見ても無駄のある状態です。

勤怠のExcel集計は無駄だらけ

ある企業を覗いてみると、従業員は日々紙のタイムカードに出退勤が印字されるだけのものを使い、勤怠の集計作業は社長の奥様が夜な夜な『Excel』を使って集計作業をし、それを税理士さんなどに送って給与計算をしてもらっています。

これは非常に大きな無駄です。

税理士さんに給与計算を行ってもらう部分はそれでも良いと思いますが、紙のタイムカードからの集計作業を『Excel』で行っていることに無駄があります。

昨今においてはタイムレコーダーもデータが抽出できるものも多く販売されており、それすらなくても出退勤の管理ができるものも多く販売されています。

しかも、それは高額なものではなく、10万円程度投資すれば有名メーカーのものが購入できてしまうくらいです。

前述のように社長の奥様が夜な夜な『Excel』を使って集計作業を行い続けた場合、人件費に換算するといったいいくらの無駄があることでしょうか。

そこから考えれば10万円程度の投資額はあっという間に回収できてしまうことは一目瞭然です。

それを導入することにより、従業員の勤怠集計はソフトウェアが自動で行ってくれるわけですから、そのデータを税理士さんに渡せば良いだけになる。

つまり、夜な夜な行っていた『Excel』での集計作業がいらなくなるわけです。

さて、それでも今後も『Excel』での集計作業を継続されますか？

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

さて、今日は皆さんがよく使われる『Excel』に関してです。

何らかの値を求める際、条件に応じて分岐したい場合はどのようにされていますか？

Excelで条件分岐する際にはIF関数

例えば、セルの値が『100』未満の場合は『A』、そうでない場合は『B』といった条件の結果を一発で求めたいケースは結構多いと思います。

そのような場合、『IF』という関数を使って簡単に結果を求めることができます。

=IF(セルの値<100,A,B)

このように書きます。

これをもっと具体的に書くと以下のようになります。

ケース１：セルA10が100未満であればセルB10の値を、そうでない場合はセルC10の値

=IF(A10<100,B10,C10)

ケース２：セルA10が100未満であればセルB10に0.5を乗じた値を、そうでない場合はセルC10に0.45を乗じた値

=IF(A10<100,B10*0.5,C10*0.45)

ケース３：セルA10が100未満であれば“×”を、そうでない場合は“○”を

=IF(A10<100,"×","○")

（文字列を指定する場合は半角の『”（ダブルクォーテーション）』で囲みます。）

このようになります。

少しおまけ的な話しにはなりますが、Excel2016以降であれば複数の条件で異なる結果を求めるための『IFS関数』が使えますので便利です。

（Excel2016より前のバージョンの場合はIF関数の中にさらにIFを使った条件を指定します。）

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

Excelを使った数値の計算、端数処理の部分は手入力で行っている方も多く存在します。

しかし、それではせっかく自動計算させているものに意味がなくなってしまいます。

では、Excelでの端数処理はどのようにしたら良いのでしょうか？

Excelで端数処理したい場合はROUND系関数を使う

Excelには『丸める』という意味の『ROUND』系関数があります。

四捨五入：ROUND

切り捨て：ROUNDDOWN

切り上げ：ROUNDUP

この3つのROUND系関数を使えば簡単に端数処理（丸め）が行えるわけです。

式としては以下のような使い方をします。

例えば、『69.75』を小数点以下四捨五入して『70』としたい場合、

=ROUND(69.75,0)

（=ROUND(数値,桁数)です。）

という書き方をします。

数値の部分はわかるかと思いますが、桁数に指定する値としては、

小数点第一位：0

小数点第二位：1

小数点第三位：2

一の位：-1

十の位：-2

百の位：-3

という値を使います。

また、四捨五入ではなく切り捨てや切り上げの場合は『ROUND』の部分が『ROUNDDOWN』や『ROUNDUP』になるだけです。

さて、ではちょっとしたアレンジです。

『A1』から『A9』の値を合計した『A10』は『=SUM(A1:A9)』として求められており、この『A10』の値は『32,008』であったとします。

この値を『十の位未満四捨五入』として『32,010』としたい場合には以下のような感じにします。

=ROUND(SUM(A1:A9),-1)

これを『A10』の部分にセットしておくことで『A1』から『A9』の値の合計と、『A10』における『十の位未満四捨五入』の処理が1つで行えるということになります。

では、情報漏えいを防ぐためにはどのような対策を行えば良いのでしょうか？

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

昨今、モバイルデバイスは欠かせないものとなっていますが、紛失や盗難などを想定した情報漏えい対策は不十分なことが多いようです。

それに対してIPA（独立行政法人情報処理機構）のセキュリティセンターが解説などを行っています。

モバイルデバイスの情報漏えい対策

IPAが公開しているモバイルデバイスの情報漏えい対策としては以下のことが書かれています。

＜解説編＞

■　情報漏えい対策のために必要なこと
・端末ロックだけでは不十分（暗号化の必要性）
・暗号化のしくみ
・誤った対策により悪用されてしまうケース
■　正しい対策のために必要なこと
・なりすましを避けるための利用者認証
・端末を常に最新の状態に保つこと
■　情報漏えい対策の考え方 ・情報価値レベルと対策の最低水準(ベースライン)について
・端末、可搬媒体に対する対策のベースラインについて　など

＜解説編 PDF資料＞

情報漏えいを防ぐためのモバイルデバイス等設定マニュアル（解説編）

＜実践編＞

■　「Microsoft Windows7, 8」、「iOS6」、「Android4.x」
・端末ロックによる利用者認証の有効化
・端末ロックによる利用者認証の安全性強化
・ハードディスク / フォルダの暗号化設定
■　「Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint)」、「Adobe Acrobat (PDFファイル)」
・ファイルへの暗号化設定の有効化
■　「Windows 10」
・端末ロックによる利用者認証の有効化
・端末ロックによる利用者認証の安全性強化
・ドライブ / フォルダの暗号化設定 (EFS, BitLocker)
・デバイス暗号化の設定
■　「Office 2016 / Office 365」
・ファイルへの暗号化設定の有効化
■　「Acrobat DC / Acrobat 2017」
・ファイルへの暗号化設定の有効化

＜実践編 PDF資料＞

情報漏えいを防ぐためのモバイルデバイス等設定マニュアル（実践編）

情報漏えいを防ぐためのモバイルデバイス等設定マニュアル（実践編-Windows10での設定方法）

情報漏えいを防ぐためのモバイルデバイス等設定マニュアル（実践編-Office2016/Office365での設定方法）

情報漏えいを防ぐためのモバイルデバイス等設定マニュアル（実践編-AcrobatDC/Acrobat2017での設定方法）

ご参考までに。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行う業務コンサルタント、高橋です。

今日は、先週末公開されたマルウェアレポートに関してお伝えします。

2018年の上半期マルウェアレポート

まず、2018年の上半期において日本国内で検出したマルウェアの検出数は2017年下半期と比べて半減しており、これは世界全体で見ても同様に減少しているとされています。

推測される要因として、ダウンローダーを添付したばらまき型メールの減少が大きいようです。

しかし、VBA形式のものは世界の中でも日本が最も多く検出されており、MicrosoftのWordやExcelなど、業務で使われるアプリケーションを悪用した攻撃は2017年以前から継続して確認されているとされていることと、JavaScriptなど、Webサイト上における脅威は以前に比べて増しているともされています。

次に、昨年末あたりに異常な高騰を見せた仮想通貨の取引所に対する攻撃に加え、それを採掘させるマイニングマルウェアの存在も目立ってきていることと、インターネットバンキングを狙ったものが取り上げられており、いずれも前述のメール添付のダウンローダーや本文中URLからのダウンローダー、Webサイト上におけるJavaScriptなどからの感染が主な要因のようです。

その他、Windowsの脆弱性を悪用したものも取り上げられていますが、全体的に言えることとして、Windowsやアプリケーションのセキュリティ対策プログラムは常に最新を保ち、セキュリティソフトは必ず常駐させ、不審なメールに対する認識の共有や不審なサイトへのアクセスを行わないなど、基本的なことが守られていればかなりの確率で感染を避けることができることがわかると思います。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

本日より、『Microsoft Teams』の無償版が登場しました。

2017年に正式リリースされたものですが、昨年の段階では『Office 365』のビジネス版に登録しての有料版のみしか提供されていませんでした。

今日はそれをお伝えします。

Microsoft Teamsの無償版が登場

今日から登場した無償版では、任意の電子メールアドレスだけで利用することが可能で、ユーザー数は最大300まで可能なため、中小・零細企業、小規模事業者などにはありがたい無償ツールとなりそうです。

では、具体的にはどのようなことが可能になるのか？

・無制限のメッセージと検索：〇

・ゲストアクセス：〇

・最大300ユーザー：〇

・Word、Excel、PowerPoint、OneNoteのアプリをTeamsの中で使用：〇

・Exchangeによるメールホスティングと独自のメールドメイン：×

・OneDrive、SharePoint、Planner、YammerなどのOffice 365のサービス：×

・140を超える統合されたアプリとサービス：〇

・ファイルストレージ：ユーザー1人あたり2GBと共有ストレージ10GB

・1:1とグループのオンライン音声/ビデオ通話：〇

・チャネル会議：〇

・画面共有：〇

・あらかじめスケジュールを設定した会議：×

・会議の録画/録音がMicrosoft Streamで可能：×

・電話での通話と電話会議：×

・150を超える国/地域と35を超える言語で利用可能：〇

※　〇は使える機能、×は使えない機能

これだけの機能が使えますので、中小・零細企業、小規模事業者の規模には十分な機能と言えます。

（Office 365 Business Essentials/Premiumの契約をしなくても十分です。）

ありがたいサービスですので、是非積極的に活用してみることをお勧めします。

それもあってか、数値の計算結果を出すまでにいくつもの数式などを駆使して値を求めていました。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

表計算ソフトの『Excel』は誰しもが使っていることかとは思いますが、これに頼り過ぎるとケースによっては厳しいことが待っているかもしれません。

Excelを駆使し過ぎたシステムの顛末

このお客様においては、あるシステムにインポート処理をする前の元データをExcelを駆使して作られておりました。

このようなケースでよくあるのは、Excelに長けた担当者1人しかその部分を理解していないことです。

そして、そのような場合において一番怖いのは、その担当者がいなくなった途端に処理フローは崩壊してしまうことです。

Excelで元データを作成することができなくなってしまうわけですから、本来行わなければいけないシステムへのインポート処理は当然できないことになりますので、その段階で処理フローは止まることになります。

結果、待っているのは人海戦術によるアナログな手作業です。

このような事態を避けるため、本来はシステム上の処理フローにExcelを絡ませることはあまりお勧めできません。

（しかし、このお客様の当時の状況下においては諸々の事情も含め、やむを得ない措置ではあったのでしょうが。。。）

Excelというものは非常に便利で使い勝手の良いソフトではありますが、頼り過ぎるとこのような事態に陥ってしまう危険性もあります。

これらのことから言えるのは、システムは全体的にシンプルなものとし、複数の担当者全員が間違いなく扱える状態のものを構築しておくことが重要です。

これは、ある意味業務そのものの見直しを強いられることもありますが、許容可能な範囲であればそれも必要であると考えます。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

昨日の記事に続き、今日は実際の処理設定方法に関してお話しします。

添付ファイル付きメールへの処理方法

まず、メールのヘッダー情報には以下のものがあります。

・添付ファイルのないテキスト形式の場合、『Content-Type: text/plain』

・添付ファイル付きのメールの場合、『Content-Type: multipart/mixed』

そして、例えばzipファイルが添付されたメールにはボディ部分のソースに以下のものがあります。

Content-Type: application/x-zip-compressed（zip or x-compress or その他）

Content-Disposition: attachment（attachmentは添付ファイルのこと）

filename=”〇〇”

これらを使い、添付ファイル付きのメールをフィルタリングしてあげます。

例えば、添付ファイルの種類によってり条件指定する場合には、

『Content-Type: application/x-zip-compressed（zip or x-compress or その他）』や、『Content-Type: application/msexcel（vnd.ms-excel or その他）』

などを使い、

ファイルの種類で指定しない場合には、

『Content-Type: multipart/mixed』や『Content-Disposition: attachment』

などを使うことによってフィルタリングが可能です。

特定のファイル名のものを指定する場合には『filename=”〇〇”』を使えば良いです。

ただし、これが可能なのはメールサーバのフィルタリング編集が可能な場合に限っての話しになりますが、そもそもメールサーバにてウイルスメールの駆除や隔離が行えているということであれば、この話しは念のための措置ということになります。

追伸：昨日『専用アカウントに転送してしまう』ということを書いたのは、取引先などとのやりとりにおいてすべてを削除してしまうわけにはいかない場合、単なるフォルダ分けですと端末（クライアントパソコン）に受信することにもなるため、『専用アカウント』に転送し、転送されたメールはウェブメールなどにて慎重に確認の上、必要なものだけを取り出すという意味で書いたわけです。