取引先とどれだけ仲が良く、信頼関係も長きに渡って築いてきた関係であったとしても、
金銭が絡むこと、つまり、債権債務に関する事は最終的には合意書などを作成することが
お互いのためになります。
皆さん、こんにちは。
業務コンサルタントの高橋です。
冒頭で書きました合意書などのお話しは、人によってはあまり良いイメージを持たない
かもしれません。
しかし、本来まともな取引関係にあるのであれば、双方のことを考えて書面に残すことを
選択することが正しいと考えます。
例えば、双方の認識の違いにより、仕入先から請求書が届き担当者が計上してしまった。
しかし、それは勘違いであったことが後々双方の話し合いによって判明した。
そんなケースの場合、お互いが勘違いであったことが認識されたからそれで良いのでは？
という終わり方をしてしまうケースがほとんどかと思います。
しかし、その時のそれぞれの担当者が退職してしまい、また同じ話しが再燃したら
どうでしょうか？
余計に話しがややこしい話しに変化してしまうと思いませんか？
そんなことになってしまっては、せっかく築き上げた関係が悪くなってしまいます。
だとするならば、間違っていたことが判明した時点でそれを書面にしておくことが先々の
お互いのためになると思いませんか？
それは信頼関係が構築された間であれば理解されるはずのものです。
また、債権債務の関係は会計帳簿にも関係してきます。
期をまたいでいた場合には、何故前期に計上されたものを修正益（損）とするのか？
の理由が明確になりません。
そうなるとそれを明確にしておくのは書面の記録とお互いのサインになります。
そういったことからも言えるように、お互いのことを考えて合意書などの書面を
残していくことをお勧めします。
また、金銭が絡む債権債務に限らず、取引先との良好な関係を保持し続けるためにも、
他の取り決めごとにおいても覚え書などを作成されることが良いでしょう。