あなたの会社で使っているシステムは正しく使用されていますか？

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

事業を営んでいる方の多くは業務システムを導入しています。

しかし、せっかく投資して導入したシステムを正しく使用していないことがあります。

では、何故そのようなことになるのでしょうか？

業務システムを正しく使用する

例えば、売上・入金、請求の管理を行う『販売管理システム』があったとします。

その中には、売上を入力する機能、入金を入力する機能、請求書を発行する機能などが当然あるわけですが、単純にそれだけがあるわけではありません。

売上の入力処理をすればそのチェックリスト的なものが、入金の入力処理すればそのチェックリスト的なものがあり、請求書の発行時ですらそれをチェックするリストがあったりします。

これらの機能をちゃんと使っていますか？

使っていない方の場合、概ね理由は2つでしょう。

１．コンピュータの計算が間違うはずがないから（面倒でもある）

２．そういった機能があることを知らなかったから

１の場合、そのシステムがよほど出来の悪い物でない限り確かに計算ミスはないでしょう。

しかし、スタートの売上や入金の数字を入力するのは人間です。

その人間が入力時にミスをしている可能性があるとは思いませんか？

２の場合、それは非常に不幸なことです。

せっかく投資したシステムですから宝の持ち腐れにならないようにシステム内のメニューを探してみて下さい。

あるところでこんな話しがありました。

『請求書を印刷した際、お客様毎に全ての請求書を人の目でチェックしているので非常に時間が掛かっています。』という話しでした。

これは本来、請求書を印刷する前に『チェックリスト』を印刷し、それで確認すべきものです。

この時のケースは２のケースで、そういった機能があることを認識していなかったことからそのような状態になっていたようです。

非常にもったいないことです。

このように、システムを正しく使えばいくつかの『無駄』が減ります。

そして、システムのメニューを探せばもっと『使える機能』があるかもしれず、それによって業務効率がアップする可能性すらあります。

今一度、現在使われているシステムを見直してみて下さい。

ちなみに、前述のチェックリスト程度のものは量販店で販売されている数万円程度の業務システムでもちゃんとついています。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

システム開発業者やウェブ制作業者も、時には著作権トラブルを抱えることがあります。

では、制作物に対する著作権はどのように扱われるのでしょうか？

ITやWEBの制作物における著作権

業務システムなどのソフトウェアや自社のホームページにショッピングサイト、これらの制作物が著作権法上保護されるか？と言うと、基本的には保護されないと思うべきです。

例えば、業務システムにおいて他社（他者）が作ったものに類似しているであったり、ホームページのHTMLやCSSの内容が他社（他者）が作ったものに類似しているということなどは無数にあります。

業務システムで言えば、システム構成やその流れはどこのメーカーでも業務に沿った一般的なものがほとんどで、他に見ない独創的なものではありません。

また、ホームページのHTMLやCSSの記述においても、さまざまなところで見かけることのあるウェブの記述ルールに沿って書かれているもので、これも他に見ない独創的なものとは言えません。

ITやWEBの制作物におけるユーザーとの問題

これらの制作物においてユーザーが勝手に複製などを行い流用した場合、それは契約上、どのような内容で契約を締結していたかの問題になります。

従って、これらの制作物を他で使われないようにするには、制作物に対する複製や流用などを一切認めないことを契約書に盛り込み、それに合意してもらうことが権利を守ることになります。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

Windows 10が着実にユーザー数を伸ばしている一方で、多くの企業においては未だWindows 7が利用されています。

しかし、そんなWindows 7の寿命も後2年を切ってしまいました。

Windows 7終了まで残り2年を切った

非常に多くの企業において利用されてきたWindows 7も、後2年弱にて延長サポートが終了します。

また、現在そのWindows 7に対する新機能の追加はなく、セキュリティ更新プログラムの提供のみが行われている状況です。

過去において、Windows 10のライセンスを購入し、ダウングレード権を行使している場合、このダウングレード権も同様に2020年1月14日にて終了となります。

もしこのWindows 7を使い続けようとした場合、新たにWindows 7のラインセンスを購入する必要があり、その後にWindows 10へ切り替えるとなると2重にコスト負担を強いられることになります。

社内システムの対応は急務

企業においてWindowsのアップグレードが進まない（進められない）理由として、社内の業務システムが動作しなくなることが一番の理由でしょう。

しかし、セキュリティ更新プログラムの提供が受けられなくなることによるリスクを考えると、残り2年弱の間に対応せざるを得ないのも事実です。

ウェブベースのシステムでIE（Internet Explorer）11で動作させているものであればWindows 10に移行しても問題ないはずですが、ウェブベースではないWindowsベースのシステムとなるとそうはいきません。

今の段階から準備をし、ある程度の期間は並行稼働をしながら確認を行うなど、余裕をもって移行・切替を行うことが望まれるところですが、これらの社内システムへの対応は急務であるとも言えます。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

今日はすっかり遅くなってしまいましたので、少しだけ。

このほど、クラウド会計ソフトNo.1を誇るサービスが、Macでの電子申告に対応しました。

Macでの電子申告に対応したクラウドソフト

クラウド会計ソフトでシェアNo.1を誇る『freee』が、Macにも対応した電子申告機能を提供し始めました。

日本では初のことです。

Windowsに関しては昨年の2月時点で対応しており、今回は日本で初めてMacにも対応したようです。

デザイナー系などに多いMacユーザーにとって、こういったソフトが今後も増えていくとありがたいでしょう。

Macユーザーの方、早速チェックしてみてはいかがでしょうか。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

『レンタルサーバーを信用していますか？』と聞かれた場合、普通は『YES』と答えるでしょう。

しかし、レンタルサーバーも人間が作った機械を場所貸ししているに過ぎませんので、時には問題も発生します。

また、ウェブ制作業者に保守としてお任せの場合、その保守契約の内容はどのような内容になっていますか？

レンタルサーバのバックアップ

レンタルサーバーによってはバックアップをセットにしていたり、オプション扱いにしているものもありますが、そのサービスがない場合もあります。

ここでまず言えるのは、バックアップサービスがないレンタルサーバーであれば自身でバックアップを取得するべきだということです。

先にも述べた通り、レンタルサーバーも機械ですから故障もあります。

ということは、万が一の際、直前の状態まで復元できるものがなかったらどうしますか？

元の状態に戻すことはできませんよね。

また、バックアップサービスのあるレンタルサーバーを借りている場合においても、そのバックアップサービスが正常に作動しなかった場合はどうしますか？

結局のところ、どれも絶対ではないということです。

ではどのようにすれば良いのか？

バックアップサービスがあるレンタルサーバーであれば、そのバックアップが正常に取得できているのかを定期的に確認することです。

バックアップサービスがないレンタルサーバーであれば、定期的にバックアップを実行し、ローカルのパソコンにも保管しておくことです。

また、ウェブ制作業者の保守としてお任せの場合、有事の際には最新の状態に戻すことまで約束された契約であるのかを確認しておく必要があります。

今日お話しした話しは非常に極端な話しかもしれませんが、会計・給与・販売購買在庫などの業務システムを日々バックアップ取得しているのと同様、ウェブに関しても同じくらい重要なもので、万が一の際の備えはいくつか用意しておく必要があるということをお伝えしたかったのが趣旨です。

ご参考までに。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

1人で起業したり、従業員を含めても片手以内の零細企業・小規模事業者であればコストを掛けずに使用できる業務系システムがあります。

今日はそれをご紹介します。

無料のクラウド型業務システムとは

コストを掛けずに使用できる業務系システムがありますと申し上げたのは、フリーウェイジャパンという東京の会社がサービスを行っている『フリーウェイシリーズ』というもののことで、販売管理、経理、給与計算、税務など、すべて一定の条件下においては無料で使用できます。

ただし、操作サポートなどがないため、サポートが必要な方にとっては少々厳しい可能性もあります。

では、これらのシステムはどの程度無料で使用できるのでしょうか？

無料で使用できる範囲

無料で使用できる範囲としては以下のような感じになります。

＜フリーウェイ販売管理＞

機能的には売上、請求、入金のシンプルなもので、年間の伝票数が1,000までであれば無料で使用できます。

また、次に紹介する無料の会計システムとの連動も可能です。

＜フリーウェイ経理Lite＞

出納長と仕訳形式でのデータ入力ができ、合計残高試算表、仕訳日記帳、総勘定元帳などから決算書（勘定式のみ）まで、一通りの経理業務が無料で使用できます。

また、前述の販売管理システム、次に紹介する給与計算システムと連動が可能です。

＜フリーウェイ給与計算＞

従業員数5人までであれば無料で使用できます。

機能的には一般的な給与計算ソフトの機能と同じような機能があり、賞与計算、所得税改正や社会保険改定、年末調整まで行え、有料の『フリーウェイマイナンバー』と連動させれば、マイナンバー対応帳票への個人番号などの印字も可能になります。

※　フリーウェイマイナンバーは、管理するマイナンバー数10個ごとで月額800円掛かります。

また、前述の会計システムとの連動も可能です。

＜フリーウェイ税務＞

これは少々難しいかもしれませんが、法人税の申告書作成が無料で行えるものです。

法人税、復興特別法人税、地方税、勘定科目内訳明細書、事業概況説明書、消費税など、別表は限られたものではありますが、必要最低限のものであれば無料で作成可能です。

ただし、電子申告のみの対応ですので、印刷しての申告書対応はしていません。

＜その他＞

その他、『フリーウェイタイムレコーダー』、『フリーウェイ顧客管理』が一定の条件下で無料で使用できます。

※　フリーウェイタイムレコーダーは、別途ICカードリーダー代などが掛かります。

永久に無料の業務システムで良いとは思いませんが、創業1年目・2年目あたりはこういったもので様子見してみるのも良いでしょう。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

まずはじめに、私どもは、この『IT導入補助金（サービス等生産性向上IT導入支援事業）』の『IT導入支援事業者』に採択されておりますので、引き続き二次公募においてもご支援が可能であることを申し上げておきます。

さて、IT導入補助金の概要ですが、これは前回の一次公募の際に掲載いたしましたので、『IT導入補助金の公募がスタート』にてご確認ください。

異なる点は以下の部分だけです。

＜補助事業期間＞

・交付申請：平成29年3月31日（金）から平成29年6月30日（金）17時まで

・事業実施期間：交付決定日以後から平成29年9月29日（金）

・実績報告：事業完了日から起算して30日を経過した日又は平成29年9月29日（金）のいずれか早い日まで。

次に、ちょっとしたプチ情報を書いておきます。

政策面からの審査項目

IT導入補助金の審査項目の中に、『政策面からの審査項目』というものがあり、以下の3つの『関連事業に係る取組の審査』という内容があります。

１．『おもてなし規格認証 2017』（紅、金、紺、紫認証のいずれか）を取得しているか

２．補助金の額が50万円以上の場合、専門家による事業計画の作成支援を受けているか

３．補助金の額が80万円以上の場合、『中小企業等経営強化法』に基づく『経営力向上計画』の認定を受けているか

この3つの項目があります。

これは、いずれも申請をする上でマストなものではないのですが、実際の審査においては加点項目として扱われますので、競争率の高い中においては満たしていないと採択されない可能性が高まってしまいます。

従って、予めこれらを念頭において進められることをお勧めします。

※　第二次公募は募集期間が2017年6月30日（金）までの3ヶ月間と、前回より長く設定されているため公募数が多くなり、一次公募よりもさらに競争率が高くなることが予想されます。

その他の留意点等もありますが、まずは一度お問い合わせください。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行う業務コンサルタント、高橋です。

まずはじめに、私どもがこの『IT導入補助金（サービス等生産性向上IT導入支援事業）』の『IT導入支援事業者』に採択されましたことをご報告申し上げます。

現時点における『ITツール（ソフトウェア、サービス等）』としては、『販売購買在庫管理、会計、給与などの業務システム導入』と、『ウェブサイトの構築、ECサイトの構築、ウェブを使った広告宣伝戦略のアドバイスなど』が採択されております。

業務システム導入は他の業務システムでも大丈夫です。

この『IT導入補助金（サービス等生産性向上IT導入支援事業）』の対象事業は、『IT導入支援事業者』が提供する『ITツール（ソフトウェア、サービス等）』を導入する事業であることが要件にあるため、自社で活用したいITツールが何であっても良いというわけではありません。

それを前提としてお話ししていきます。

IT導入補助金の概要をおさらい

＜補助対象となる事業者＞

日本国内に本社及び事業所を有する中小企業者等に限られます。

※　中小企業者の定義は前回の記事を参考にしてください。

＜補助対象となる事業＞

１．日本国内で実施される事業あこと。

２．事務局が認定した『IT導入支援事業者』が登録する『ITツール（ソフトウェア、サービス等）』を導入する事業であること。

ただし、交付決定前に契約し、それに伴い発生した経費は補助対象となりません。

＜補助対象となるITツール（ソフトウェア、サービス等の内容＞

IT導入支援事業者により、あらかじめ事務局の承認を受け、事務局のホームページに補助対象サービスとして公開されたITツール（ソフトウェア、サービス等）を補助対象とします。

＜補助率及び補助上限・下限額＞

補助対象経費の区分に対し補助率を乗じて得られた額の合計について、補助上限・下限額の範囲内で補助します。

※　補助金は、補助対象者に直接事務局より支払いされます。

※　補助金額の1円未満は切り捨てとなります。

＜サービス、ソフトウェア導入費に含まれる経費＞

サービス、ソフトウェア導入費については、以下の内容が含まれていることを想定しています。

１．パッケージソフトの本体費用

２．クラウドサービスの導入・初期費用

３．クラウドサービスにおける契約書記載の運用開始日（導入日）から1年分までのサービス利用料・ライセンス/アカウント料

※　1年未満で契約を解除した場合、交付を受けた補助金全額が返還の対象となるため要注意

４．パッケージソフトのインストールに関する費用

５．ミドルウェア（データベースソフト等）のインストールに関する費用

６．動作確認に関する費用

７．ITツール（ソフトウェア、サービス等）の導入に伴う教育、操作指導に関する費用、事業計画策定に係わるコンサルテーション費用（ただし関連会社、取引会社への説明会等費用は補助対象外）

８．契約書記載の運用開始日（導入日）から1年分までの問い合わせ・サポート対応に関する費用、保守費用

９．社外・社内・取引先向けホームページ制作サービス初期費用

１０．契約書記載の運用開始日（導入日）から1年間のウェブサーバー利用料（ただし、既存ホームページの日常的な更新・改修費用は補助対象外）

＜補助事業期間＞

・交付申請：平成29年1月27日（金）から平成29年2月28日（火）17時まで

・事業実施期間：交付決定日以降から平成29年5月31日（水）

・実績報告：事業完了日から起算して30日を経過した日又は平成29年6月15日（木）のいずれか早い日まで。

＜申請単位＞

１．1補助事業者あたり、1回のみの申請です。

２．法人の場合、支社や支店単位からの個別申請は付加。補助事業者（法人単位）での申請のみが補助対象です。

＜補助事業者に課す義務＞

１．事業計画の作成：補助事業者は、ITツール（ソフトウェア、サービス等）の導入による業務効率化等の目標を設定し、生産性向上に係る事業計画を作成する必要があります。

２．実績の報告：補助事業者は、事業を完了した時は、実績報告書を作成するとともに、必要な証憑書類を整えた上で、IT導入支援事業者による代行申請を通じてこれら資料等を事務局に提出する必要があります。

※　事業計画の作成は、必要に応じて提携の中小企業診断士の支援を受けることも可能ですのでご安心ください。

＜申請方法と流れ＞

IT導入補助金の交付申請は、事務局からIT導入支援事業者に対して発行されるポータルサイトを通じ、すべてオンラインでの電子申請により行われます。

従って、『IT導入支援事業者による代行申請』により事務局へ申請する必要があります。

また、流れとしては以下のようになります。

１．（補助事業者）：補助金を活用したい事業者がIT導入支援事業者へサービス等の問い合わせ

２．（IT導入支援事業者）：補助事業者へサービス等の説明、見積り

３．（補助事業者）：IT導入支援事業者へ補助金交付に係る代理申請依頼と事業計画の作成

※　事業計画の作成は、必要に応じて提携の中小企業診断士の支援を受けることも可能ですのでご安心ください。

４．（IT導入支援事業者）：事務局へ補助金交付に係る代理申請

５．（事務局）：交付決定

６．（補助事業者）：IT導入支援事業者へ発注、契約

７．（IT導入支援事業者）：ITツールの導入、運用サポート等

８．（補助事業者）：IT導入支援事業者への支払い、実績報告に係る代理申請依頼

９．（IT導入支援事業者）：事務局へ事業実績報告書の代理提出

１０．（事務局）：審査（必要に応じて現地調査有り）

１１．（事務局）：補助事業者へ補助金確定通知、補助金の交付

以上のようになっています。

その他の留意点等もありますが、まずは一度お問い合わせください。

そして、米時間の9月20日にリリースされたmacOS Sierraにおいても同じような感じを受ける。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行う業務コンサルタント、高橋です。

ここ最近出てきているOS（Windows・Mac）はパフォーマンスの向上を図っているように思えます。

とくにWindows10に関しては間違いなくそうなっています。

OSがそうなっている以上、その上で動作するアプリケーションにも同じようなことが求められるのではないでしょうか。

アプリケーションのパフォーマンス

Windowsにおいてパフォーマンスの向上が見られたとなると、それを使うユーザーはその速度に目が慣れてしまいます。

そうなると、そのWindows上で動作するアプリケーションのパフォーマンスが悪いとユーザーはいらだちを覚えるはずです。

何が言いたいかというと、システム開発をする上において、パフォーマンスを意識した製作を行わないといけないということです。

今までも十分それを意識していたところは特別意識する必要性はないかと思いますが、逆のケースの場合において、今後はそれを意識すべきではないでしょうか。

システム開発も業務改善？

システム開発を行う際、プログラマーは設計書に基づいてプログラミングを行うわけですが、そのプログラムの書き方についても社内において検討をする必要があります。

無駄な書き方をすれば当然効率が悪くなりますからパフォーマンスに影響します。

そして、データベースのチューニングなども必要になってくるでしょう。

これまでパフォーマンスを意識していなかったところにおいては、一度システム開発に対する業務改善でも行ってみると良いです。

当り前の話しですが、日々の業務で活躍してくれる業務システムにおいてはパフォーマンスの悪いものは使いものになりません。

いらだちを覚える以前に業務が滞ってしまいますのでご注意あれ。

悩んだ場合、小規模であれば大半はNASで事が足りてしまうのではないでしょうか？

皆さん、こんにちは。

業務コンサルタントの高橋です。

小規模事業者の場合、業者に言われるままにWindows Serverまで導入する必要が

あるのだろうか？と思わされる時があります。

例えば、会計（経理）・給与・販売購買在庫などの業務システムを使うにしても、

担当者が1人ならばその担当者のパソコンにセッティングすれば良い。

複数の担当者で使うケースがあるにしても、2人か3人程度の話しであるならば、

複数台あるパソコンの１つを皆で共有して動作させることはできる。

となると、Windows Serverを選択した場合、そのサーバはどのように使われて

いるのだろうか？という疑問がわきます。

よくあるケースとして、単なるファイルサーバとして使われているに過ぎない

というケースです。

そうだとするならば、この場合はNASで事が足りてしまうのではないでしょうか？

ここで言いたいことは、社内で必要な要件を満たし、コストパフォーマンスが

良いものは何か？ということで、サーバの導入が必ずしも無駄であるということ

ではありません。

自社で管理ができ、有効的な活用ができるのであればサーバを導入した方が良い

ケースもあるでしょう。

また、ケースによってはクラウドサービスを活用するのも１つの手段になる場合

があるかもしれません。

しかし、よく考えもせずに導入してしまった場合、宝の持ち腐れのような話しに

なってしまいますので、単に無駄遣いをしたに過ぎなくなってしまいます。

結論としては、どんな時においても総合的に判断することが一番重要です。