そういった状況いおいて『給与明細』はどのようにして従業員に渡していますか？

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

在宅勤務などの『テレワーク』では『給与明細』を渡す機会が限られてしまう．．．

それならば、これを機に『給与明細』を『電子化』してしまってはいかがでしょうか？

給与明細を電子化する際の確認

まず、事業者側としては『給与明細』を従業員に交付する義務がありますので、それを省略してしまうことはできません。

しかし、『給与明細』を『電子化』するにしても相応な『法的要件』があります。

それは、

１．給与明細を電子化することに対する従業員の同意

２．従業員から請求があった場合は紙の給与明細を交付する必要がある

この2つです。

（給与明細の交付義務は紙媒体・電子媒体、共通です。）

２に関してはレアなケースとして想定できますので、概ね１の同意が得られれば『電子化』する方が事業者としても効率的です。

ただし、紙にプリントアウトしていた『給与明細』をPDFなどにしてメールで配信するのは避けた方が無難です。

紙の代わりにPDFにする作業がありますので煩雑になりますし、万が一誤送信してしまった場合は問題です。

このようなことを避けるためにはクラウドサービスなどにて対応することを選択すると良いです。

生産性、コストなどを考慮しの上、一度検討してみてはいかがでしょうか。

※　この記事より給与関連のカテゴリーを変更しております。

　　過去記事に関しては本カテゴリーに変更しておりませんのでご注意ください。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

さて、今日は先日の記事『勤怠のExcel集計はナンセンス』の続き的なことをお伝えします。

勤怠管理はPC版（パッケージ版）かクラウド版かの選択

勤怠管理の導入に『PC版（パッケージ版）』を選択するか『クラウド版』を選択するかについては前提条件次第ではないでしょうか。

例えば、先日の記事でもご紹介した『従業員30人程度』の中小企業で、タイムレコーダーは1つで済み、特にサーバーを設置するような規模ではない場合などは『PC版（パッケージ版）』で良いのではないでしょうか。

よく『PC版（パッケージ版）』の方が初期費用が掛かるということを言われたりもしますが、上記の例であれば初期費用はそれほど掛かりません。

パソコンに勤怠データがリンクしているタイプのタイムレコーダー、勤怠管理を行うパソコン（スタンドアロン）、勤怠管理ソフト（タイムレコーダーに付属のものもあります）があればOKですし、勤怠管理ソフトそのものはそれほど難しいものではありませんので付属のマニュアルを見ながらでも出来てしまうレベルです。

つまり、自社内で完結してしまえるのであれば『出張サポート費用』も掛からないということになります。

（そのような場合でも電話での問い合わせなどは可能な場合が多いです。）

上記はあくまでも一つの例ではありますが、これをあえて『クラウド版』で試算した場合には約1万円/月程度の費用が継続的に掛かっていくことになりますので、2年目あたりからは『PC版（パッケージ版）』よりもコストが掛かっていく可能性が高いケースとも言えます。

つまり、このケースの場合はコスト的には不向きです。

昨今、さまざまなシステムが『クラウド版』にて提供されてはいますが、ケースによっては従来通りの『PC版（パッケージ版）』を選択する方が良い場合も大いにあります。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

数日前でしたでしょうか。あるアナリストが、『Office365』などの巨大プラットフォームに単一依存するのはリスクが高い、といった記事を見ました。

今日はそれに関して触れてみたいと思います。

クラウドサービス依存のリスク

日本においては今まで大きく報じられてこなかったのかもしれませんが、海外においては『Office365』などのサービス障害は増加傾向にあるようで、障害発生時には『管理コンソール』などにもアクセスできなくなることも起きているようです。

アナリスト曰く、

最近は盲目的に「クラウドは安全」「クラウドは止まらない」など過信されることが多いのか、マイクロソフトやアマゾンといった巨大プラットフォームに依存しようとしするシステム管理者が増えてきているように思う。それは非常にリスクを高める行為であると考える。

これは同感です。

以前、お付き合い的な要素もあり、テスト的に1年か2年程『Office365』を使ってみたことはありますが、結局のところ無用の長物に近いものがありました。

個人的にはあまり『クラウドサービス』というものを信用していないのかもしれません。

『日本で一番安全なのはMicrosoft（マイクロソフト）のデータセンターです！』と聞かされたこともありますが、100%賛同できるかと言えば答えは『No』です。

重要なのは行動パターンではないでしょうか。

それによっては『クラウドサービス』を使わなくても良いかもしれませんし、仮にそれを利用するにしても、やはり予備プランは必要かと思います。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

さて、冒頭に書いたハードディスク容量に関する話しですが、これは単純に物理的な話しですので必ずどこかでいっぱいになってしまいます。

そして、それはどのように整理するか？によるのではないでしょうか。

ハードディスク容量の不足

事業者にとっては廃棄できないデータが多く存在する場合があります。

では、パソコン、サーバ、NAS、クラウド上のストレージなど、容量がいっぱいになってしまった場合はどうするか？

単純に整理整頓するしかありません。

そのデータは日常的に使用されるものなのか？

1年に1度も見ないものなのか？

どういう分野のものなのか？

etc…

それらをわかりやすく分類すれば良い話しです。

もちろんコストは掛かります。

しかし、これは整理しなくても同じようにコストは掛かります。

であれば、日常的に使わないものは他の専用ディスクに移動させてしまうなどすれば良い話しです。

ただし、他の専用ディスクなどに移動する際には予め分類して整理しておくことです。

そうしないと後々非常に苦労することになります。

また、分類されたものの管理表を作成しておけば、どのディスクのどのフォルダに移動させているかが直ぐにわかりますので、それは作成しておくことがお勧めです。

これを読まれた方はおそらく『当たり前のこと』と思われると思います。

しかし、皆さん長年放置されたまま手を付けないのでそうなっていることが多いのです。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

今日は、以前ご紹介したファイル送信ツールの『Firefox Send』が正式リリースとなりましたのでそれをご紹介します。

Firefox Send が正式リリースに

さて、この度正式リリースとなった『Firefox Send』ですが、『Firefox Send』のサイトを見るとテストパイロット期間にはなかったものが新たに加わっています。

テストパイロット期間はアカウント登録はなく、単純に『1GByte』までのファイルを送信できるものだったのですが、正式リリースとなり、アカウント登録を行うとファイルサイズの上限が『2.5GByte』まで拡大するようになっています。

ただし、業務利用の場合にはアカウント登録なしの上限『1GByte』で十分な気がしますので、その範囲であれば特別アカウント登録する必要はないです。

また、テストパイロット期間は有効期間が『1回のダウンロード』または『24時間』という設定だったのですが、正式リリース後の有効期間はアカウント登録の有無に関わらず『1回・2回・3回・4回・5回・20回・50回・100回のダウンロード』からの選択、または『5分・1時間・1日・7日』からの選択の組み合わせになっていますので、少々使い方に幅が出た感じがあります。

もちろん、テストパイロット期間にも存在した『パスワード保護』に関してもアカウント登録の有無に関わらず設定可能です。

『宅ふぁいる便』の情報漏えい事件を受け、他の安心できるファイル送信ツールを探している方もいるかと思いますが、Mozillaの『Firefox Send』の場合、ファイルは暗号化され、クラウドには何も残らないことから個人情報の秘匿性が維持されると説明されています。

ストレージサービス内の一部を共有する方法も良いかもしれませんが、個人的にはこちらの方がお勧めです。

参考までに、動画を掲載しておきます。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

さて、冒頭に書きました問題、元社員は懲戒解雇になったようですが、それ以前の問題があるような気がしませんか？

日経新聞における情報管理の甘さ

この報道を見ている限りでは、元社員は他の社員の業務用パソコンを分解し、ハードディスクを抜き取った上、営業秘密に相当する全社員約3000人分の賃金などのデータを私物のパソコンに転送したとされています。

また、この賃金などのデータは月刊紙を発行する団体に郵送されたとのこと。

ここで問題なのは、何故それほど簡単にデータを取得できるような保管方法を取っていたのかです。

日本経済新聞社と言えば、日本において知らない人はいないくらいの知名度の高い大企業で、間違っても中小・零細企業ではありません。

また、IT系の情報を掲載している媒体も出しており、セキュリティ問題に関しても把握はしていたはずです。

常識的に考えれば、これほどの大企業が一社員のパソコンのハードディスクに賃金などのデータを保管するでしょうか？

クラウドを採用していなかったのであれば、厳重にセキュリティのかかったサーバルーム内のサーバにデータを保管し、ハードウェアにもロックをかけ、データそのものも簡単にはデータ取得できない仕組みになっていなければいけません。

正直、零細企業や小規模事業者のレベルに思えます。

情報を外部漏えいさせた元社員は当然悪いですが、会社としても情報管理に非常に甘さがあり、起こるべくして起きた事件と言えるのではないでしょうか。

この他にも、日経電子版の読者約34万人の氏名、年齢、メールアドレスなどの個人情報、日経ヴェリタスの読者情報約3万6000人分などのデータが持ち出されたことも社内調査で判明したようです。

事業者の皆さん、情報セキュリティ対策は外部からのサイバー攻撃だけではありません。

内部の人的な要因による問題も発生しますので、その部分も含めた対策が必要です。

しかし、これだけインターネットが普及した昨今において、果たしてそれは有効的な手段なのでしょうか？

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

FAX機や複合機、これらを使い続けることでどれくらいのコストがかかっているでしょうか？

FAX機であれば修理代、インク代、紙代などのコストがかかり、複合機であれば多くはリース料、トナー代、紙代、保守料など、結構なコストがかかっているはずです。

では、FAXの送受信は他に変えることはできないのでしょうか？

FAXの送受信を見直すという業務改善

まず、送信からですが、送信しようとしているものはFAXじゃないとダメなのでしょうか？

電子メールなど、他のツールを使うことでも問題ないのであればそれに変更する方が良いです。

逆に、どうしても相手先のFAXへ送らなければいけないとしても、印刷せずに相手のFAXへ送信すべきです。

次に受信ですが、無駄に送られてくる営業FAXなどを未だに無条件で印刷しているところもあります。

これは非常に無駄です。

せめて必要なものだけを印刷し、不要なものは機械側で削除してしまうことくらいは行った方が良いでしょう。

これらのFAXの送受信に関わるものを改めて考えた場合、非常に多くの無駄があるとは思いませんか？

そこで、FAXの送受信に対して今一度考え直してみてください。

１．電子メールやクラウドストレージなどを活用することでFAXの使用を減らすか、FAX機の設置を廃止する

２．FAXの送受信にはツールを使用し、紙での印刷は行わない

３．FAX機の設置を廃止し、インターネットFAXサービスを活用する

３のインターネットFAXサービスは以前から存在しますが、コストはあまりかかりません。

基本料金も数百円/月～固定電話の基本料金程度で、送受信にかかるコストは一定量までは無料であったりするところもあります。

スマートフォンなどにも対応しているところもあり、外出先であってもタイムリーにFAXを確認することもできます。

いかがでしょうか？

これらのように、FAXの送受信を見直すだけでいくつかの改善が図れますので、一度社内で検討されてみてはいかがでしょうか。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

はじめに、当ウェブサイトの新着情報『IT導入支援事業者採択のお知らせ（2018）』にてお知らせした通り、私どもは、『平成29年度補正　IT導入補助金（サービス等生産性向上IT導入支援事業）』においても昨年に続き『IT導入支援事業者』に採択されておりますので、当補助事業のご支援が可能であることを申し上げておきます。

さて、それでは早速『IT導入補助金』の説明に入ります。

IT導入補助金の概要（H29）

＜補助事業者の要件＞

本事業の補助対象者は、次のすべての要件に該当する者に限る。

（１）生産性の向上に資するＩＴツールを導入する中小企業・小規模事業者等であること。
（２）日本国内で事業を行う個人又は法人であること。
（３）風俗営業等の規制及び業務の適正化等に関する法律第２条に規定する「風俗営業」、「性風俗関連特殊営業」及び「接客業務受託営業」を営むものでないもの。ただし、旅館業法（昭和２３年法律第１３８号）第３条第１項に規定する許可を受け旅館業を営むもの（風俗営業等の規制及び業務の適正化に関する法律（昭和２３年法律第１２２号）第２条第６項に規定する店舗型性風俗特殊営業を営むものを除く。）を除く。
（４）申請者（中小企業・小規模事業者等）又はその法人の役員が、暴力団等の反社会的勢力でないこと。反社会的勢力との関係を有しないこと。また、反社会的勢力から出資等資金提供を受けている場合も対象外とする。
（５）申請者（中小企業・小規模事業者等）の労働生産性（※1）について、補助事業を実施することによって３年後の伸び率１％以上、４年後の伸び率１.５％以上、５年後の伸び率２％以上又はこれらと同等以上の生産性向上を目標とした計画を作成すること。原則として、労働生産性の向上を目標とした計画及び導入するＩＴツールによる生産性向上指数に類する独自の数値目標（※2）を作成すること。
（※1）労働生産性とは、粗利益（売上-原価）/（従業員数× 1 人当たり勤務時間（年平均））により算出された値を言う。
（※2）独自の数値目標例：従業員あたり顧客数、従業員あたりの外国人客数、営業員あたりの取引業者数、営業員あたりの取引品目数、従業員あたり診療報酬点数等、従業員あたり製造量又は生産量、時間あたりの顧客数（配送数・接客数等）等
（６）独立行政法人情報処理推進機構（IPA）が実施する「SECURITY ACTION」の「★ 一つ星」または「★★ 二つ星」いずれかの宣言を行うこと。また、宣言内容の確認に際し事務局が一部の交付申請情報を独立行政法人情報処理推進機構（IPA）と共有することに同意すること。
（７）補助金交付申請内容については、「ＩＴ導入支援事業者を含む“第三者”による総括的な確認」を受けること。
（８）ＩＴ導入支援事業者を通じて、生産性向上に係る情報（売上、原価、従業員数及び就業時間）等を事務局に報告すること。
（９）補助事業に係るすべての情報について、事務局から国に報告された後、統計的な処理等をされて匿名性を確保しつつ公表される場合があることについて同意すること。
（10）経済産業省から補助金等指定停止措置または指名停止措置が講じられていない者であること。
（11）本事業における「ＩＴ導入支援事業者」に登録されていない者であること（昨年度の事業においてのみ登録されている場合は、この限りではない）。

＜補助率、補助上限・下限額＞

補助対象経費の区分に対して、補助率を乗じて得られた額の合計について、補助上限・下限額の範囲内で補助されます。

※　補助金は、補助対象者に直接事務局より支払いされます。
※　補助金額の1円未満は切り捨てとなります。

＜導入ITツールの要件と補助対象経費＞

交付申請においては、ＩＴツールを（１つ又は複数）導入することで、フロント業務、ミドル業務およびバックオフィス業務のうちから、２つ以上の機能を持つことが必要条件となります。

＜補助対象経費＞

1.ソフトウェア、クラウドサービス
2.拡張機能／データ連携ソフト
3.HP利用料
4.アカウントID追加／クラウド年間利用料追加
5.保守・サポート費（最大1年分）
6.導入設定、業務コンサル、マニュアル作成、導入研修
7.セキュリティ対策

（※）上記全ての経費において、導入日から 1 年間の費用のみ補助対象。
（※）導入日とは、納品書や導入完了通知に記載の納品日が起点。
（※）導入日について事業実施期間内に開始している必要がある。
（※）1 年未満でＩＴツールの利用を停止した場合、補助金の返還を求められる場合がある。

＜補助対象外経費（体表的なもの）＞

・ハードウェア購入費
・ソフトウェア導入に係るレンタル、リース費用
・ソフトウェアを開発する際の開発基盤のみ
（業務機能を有する SaaS は対象となるが、PaaS、IaaS は対象外）
・OS費用
・特定の業務機能を持たない製品のみの導入
（ただし、業務に特化したアドオンやテンプレート等を付加することで、業務機能を発揮する場合は補助対象となる）
・導入するＩＴツールに大幅な変更を加えるカスタマイズ
・スクラッチ開発（ただし、ホームページ制作は除く）
・既存のホームページの一部機能強化及びコンテンツの追加等
・広告出稿料及びバナー広告購入費用
・補助金申請、報告に係る申請代行費
・公租公課（消費税）

＜一次公募期間＞

・交付申請期間：平成30年4月20日（金）から平成30年6月4日（月）まで

・事業実施期間：交付決定後から平成30年9月14日（金）

このような感じになっております。

また、申請は1申請のみですが、一次公募で不採択となった場合でも、二次公募以降の公募に申請することは可能です。

参考：『平成29年度補正 サービス等生産性向上IT導入支援事業 公募要領（第一次公募）』

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

今回の『CPUの脆弱性問題』は、WindowsパソコンやMacのみならず、世の中の多くのIoT機器に影響を及ぼしています。

脆弱性の問題は修正パッチを適用することで一応対処できますが、問題はそれだけでは終わりません。

※　現在、修正パッチの適用は中止するようアナウンスが出ていますのでご注意ください。

CPUの脆弱性による隠れた影響とは

今回のCPUの脆弱性問題は、それに対応した修正パッチを適用することによってCPUの処理能力に影響が出ます。

最近購入したハードウェアであれば気づくほどの影響はなさそうですが、2年前や3年前、それ以前に購入したハードウェアの場合にはかなりの影響があるとされています。

最大で25%程度も処理能力が低下するものすらあるようです。

CPUの脆弱性による処理能力の影響範囲

前述の通り、影響は多くのIoT機器に影響を及ぼすわけですから、当然サーバー関連にも影響は及びます。

つまり、社内サーバー、クラウドサービス、ホスティングサービスなどにも影響が出るわけです。

実際問題、米Intel（インテル）がCPUの脆弱性対応パッチの適用の中止を呼び掛ける前にそれを適用してしまったところで影響が出ています。

これらのことを受け、アメリカではIntel社に対して複数の集団訴訟にまで発展していることが報じられています。

現状リリースされている同一のCPUにおいてこの問題が解消されることはないのかもしれません。

しかし、セキュリティとパフォーマンスなどの問題を比較した場合、セキュリティを優先せざるを得ないことは言うまでもありません。

企業を超えた数百人のエンジニアが数カ月にわたって取り組み、『過去10年間で最大で、最も困難だった』

と、Googleの副社長はCPUの脆弱性対応を振り返った。

皆さん、こんにちは。

業務改善を行うIT・業務コンサルタント、高橋です。

先週、パソコンの動作速度が低下するという記事にて触れたCPUの脆弱性、『Meltdown（メルトダウン）』と『Spectre（スペクター）』ですが、これらの脆弱性への対応はすべきなのでしょうか？

メルトダウンとスペクターへの対応はすべき

まず、この『Meltdown（メルトダウン）』と『Spectre（スペクター）』と呼ばれるCPUの脆弱性とは何なのか？

https://meltdownattack.com/やhttps://spectreattack.com/には以下のように書かれています。

メルトダウンとスペクターは、最新のプロセッサの重大な脆弱性を悪用します。これらのハードウェアの脆弱性により、プログラムは現在コンピュータ上で処理されているデータを盗み出すことができます。プログラムは通常、他のプログラムからデータを読み取ることは許可されていませんが、悪意のあるプログラムはMeltdownとSpectreを悪用して、実行中の他のプログラムのメモリに保存されている秘密を保持することができます。これには、パスワードマネージャやブラウザに保存されたパスワード、個人的な写真、電子メール、インスタントメッセージ、さらにはクリティカルなビジネス文書まで含まれます。

Meltdown and Spectreは、パーソナルコンピュータ、モバイルデバイス、およびクラウドで動作します。クラウドプロバイダーのインフラストラクチャーによっては、他の顧客からのデータを盗み出す可能性があります。

これを読んでどのように感じましたか？

最低限、業務で使用しているPCには対策を施す必要性があり、できればパーソナルユースのPCへの対策も行って欲しいところです。

現段階における対応策としてWindows PCの場合、メーカーからファームウェアの提供があればそれを適用し、Windowsやブラウザなどのアップデートも必要になります。

MacOSやiOSなどは通常と同じアップデートを行うことが必要です。

ただし、Windows PCにおけるファームウェアのアップデートは自己責任において実施する必要がありますので、重要なデータなどは必ずバックアップを取ってから行うことをお勧めします。

このCPUの脆弱性問題は、20年も前から存在していたとされていますが、かなり古いPCをOSだけバージョンアップなどして使用している場合、メーカーからファームウェアのアップデート版が提供されない可能性もあります。

その場合、PCを買い替えることも1つの選択肢となりそうです。