自社が運営するインターネット通販サイトにて代金引換で商品を購入してもらった際、お客様から別途領収書を同封して欲しい旨のコメントをもらいました。
これに関してどのような対応をとるのが良いのでしょうか？
皆さん、こんにちは。
業務改善を行う業務コンサルタント、高橋です。
代金引換の場合、本来は運送会社が発行している金額が記載された送り状や受領書・領収書が正式な領収書として扱え、それらの伝票などには『印紙税申告納付につき○○税務署承認済』と記されていますので、改めて自社から領収書を発行する必要はありません。
しかし、絶対に自社から領収書を発行してはいけないわけではありません。
個人が代わりに購入したケース
インターネット通販で商品を購入する場合、必ずしも法人名にて購入するとは限りません。
個人名で代わりに購入し、後から会社に経費精算してもらうというケースも存在します。
その際、一番良いのは代金引換時に受け取った送り状や受領書・領収書を送ってもらい、それと交換で自社の領収書を発行してあげることが望ましいです。
運送会社の送り状や受領書・領収書を送ってもらわずに自社の領収書を発行してあげた場合、自社が発行する領収書の但し書きに送り状の伝票番号なども記載し、それに代えたものであることを記載しておけば問題は起きないですが、2重発行と誤解される可能性を避けるためには運送会社のものと交換ということにしておいた方が良いでしょう。
運送会社の送り状や受領書を認めないケース
過去にこんなケースもありました。
東証一部上場企業で、社内規定によって運送会社の送り状や受領書・領収書では経費精算できなかったケースで、しかも運送会社の送り状や受領書・領収書を販売者側に送るのが手間であることから交換を拒まれたケースです。
何故そのような社内規定になっていたかはわかりませんが、おそらくPOSレジなどにて発行されるレシートに対する考え方と似ていたのではないでしょうか。
要は考え方や習慣が古いというだけです。
（交換を拒んだのは企業規模による一方通行の力関係的な思い込み的なものがあったのでしょう。）
このようなケースの場合に対応してあげるとすれば、前述のように自社が発行する領収書の但し書きに送り状の伝票番号なども記載し、それに代えたものであることを記載してあげるくらいしかないでしょう。
いずれのケースにおいても、代金引換時において自社が領収書を改めて発行してあげることそのものは問題とはなりません。
（自社が2重発行してあげるわけではないですから。）
発行してあげるかどうかは自社の自由ですから国税からとがめられることもないです。
要は、事実関係がどのようになっているかを正しく記録し、それをいつでも示せる状態になっていることが重要です。
